Gizlilik Politikası ve Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni

TeraSistem Yazılım ve Web Hizmetleri ("TeraSistem", "Şirketimiz" veya "Hizmet Sağlayıcı") olarak, oto servisler, özel servisler, tamirhaneler ve araç bakım-onarım merkezleri için geliştirdiğimiz OnarMatik oto servis, araç, iş emri, müşteri ve cari takip yazılımımız kapsamında kişisel verilerinizin güvenliğine ve gizliliğine en üst düzeyde önem veriyoruz.

İşbu Gizlilik Politikası ve Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili uluslararası veri koruma mevzuatları (özellikle GDPR) uyarınca, OnarMatik web, mobil ve ChatGPT/OpenAI Model Context Protocol (MCP) eklentisi aracılığıyla işlenen kişisel verilerinize ilişkin sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. Veri Sorumlusu Bilgileri

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

OnarMatik yazılımının kullanılması sürecinde aşağıdaki kategorilerde veriler işlenebilmektedir:

• İşletme ve Kullanıcı Verileri: Oto servis / işletme adı, işletme sahibi veya yetkili adı soyadı, e-posta adresi, telefon numarası, kullanıcı giriş bilgileri ve parola özetleri.
• Servis Müşteri Bilgileri: Araç sahibinin veya müşterinin adı, soyadı, firma ünvanı, telefon numarası, adresi, varsa e-posta adresi, TC kimlik / vergi numarası ve müşteri notları.
• Araç ve Servis / Onarım Verileri: Araç plakası, marka, model, model yılı, yakıt türü, motor hacmi, şasi numarası (VIN), servise geliş kilometresi, arıza/şikayet notları, açılan iş emirleri (onarım dosyaları), yapılan işçilikler ve takılan yedek parça kayıtları.
• Cari ve Finansal Hareketler: Müşteriye veya onarım dosyasına eklenen servis/parça bedelleri, yapılan tahsilat ve ödeme tutarları, bakiye bilgisi, kasa hareketleri ve hesap hareketleri ekstresi.
• Teknik ve Sistem İşlem Kayıtları: IP adresi, oturum açma/kapatma zamanları, istek başlıkları, hata logları ve yetkilendirme kayıtları.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Toplanan kişisel veriler aşağıdaki meşru ve yasal amaçlarla işlenmektedir:

1. OnarMatik araç kabul, iş emri (onarım dosyası), araç bakım geçmişi, müşteri kartı ve cari takip hizmetinin eksiksiz sunulması,
2. Müşterilere araç onarım durumu, bakım zamanı ve hesap ekstresi bilgilerinin iletilmesi,
3. Servis sahibinin veya yetkili personelinin servisteki araçları, piyasa alacaklarını, kasa durumunu ve raporlarını görüntüleyebilmesi,
4. Kullanıcı kimliğinin doğrulanması ve yetkisiz hesap erişimlerinin engellenmesi,
5. Teknik destek, hata tespiti ve müşteri hizmetleri taleplerinin karşılanması,
6. Mevzuattan doğan yasal saklama, denetim ve bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.

4. Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz KVKK Madde 5 kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayalı olarak işlenmektedir:

• KVKK m. 5/2-c: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (OnarMatik kullanıcı sözleşmesinin yürütülmesi),
• KVKK m. 5/2-ç: Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• KVKK m. 5/2-f: İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (sistem güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimlerin önlenmesi).

5. ChatGPT / OpenAI ve Model Context Protocol (MCP) Entegrasyonu

Bağlantının veri kapsamı: Yukarıdaki genel OnarMatik veri kategorilerinin tamamı MCP eklentisine açılmaz. MCP bağlantısı, yetkili kullanıcının istediği servis işlemi için müşteri adı ve birincil telefonu, araç bilgileri, onarım/işçilik/parça kayıtları ve ilgili cari hareketleri kullanır. T.C. kimlik/vergi numarası, müşteri adresi, ikinci telefon, e-posta ve genel müşteri notları MCP araçlarının girdilerinden ve müşteri yanıtlarından çıkarılmıştır. Bu değişiklik ana uygulamadaki mevcut kayıtları silmez.

Veri paylaşımı: Araç çağrısının sonucu, bağlantının kullanıldığı yapay zeka hizmetine (ChatGPT kullanıldığında OpenAI'ye) iletilir. Eklenti tüm konuşma geçmişini istemez; yalnızca ilgili araçta tanımlı işlem alanlarını kabul eder. Teknik not alanlarına kişisel kimlik numarası, sağlık/biyometri bilgisi, ödeme kartı numarası veya CVV girilmemelidir. Ödeme yöntemi yalnızca nakit, kart veya havale gibi yöntem adını ifade eder.

• OAuth 2.1 Güvenli Yetkilendirme: Kullanıcı ChatGPT üzerinden OnarMatik hesabına bağlanırken endüstri standardı OAuth 2.1 (PKCE S256) kullanılır. Parolanız üçüncü taraflarla paylaşılmaz; HTTPS üzerinden iletilen süre sınırlı erişim anahtarları (access token) kullanılır.
• Yapay Zeka Hizmetinin Veri Ayarları: Yapay zeka hizmetine iletilen verilerin bu hizmette saklanması ve kullanımı, ilgili sağlayıcının koşullarına ve kullandığınız hesabın veri ayarlarına tabidir.
• Yetki Sınırları ve Onay: Salt okuma (read) iznine sahip tokenlar müşteri, araç veya onarım kaydı oluşturamaz ve değiştiremez. Yazma yetkisi bulunan tokenlarda yeni servis dosyası açma, parça/işçilik ekleme ve cari bakiye/tahsilat işlemleri için kullanıcı onayı esastır.
• Bağlantıyı Dilediğiniz An İptal Edebilme: Kullanıcı dilediği an ChatGPT eklenti ayarlarından veya OnarMatik yönetim panelinden OAuth tokenını tek tuşla iptal (revoke) edebilir. İptal anında yapay zekanın servis verilerine erişimi derhal kesilir.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz hiçbir surette üçüncü şahıslara ticari amaçla satılmaz, kiralanmaz veya devredilmez. Verileriniz yalnızca:

• Yazılımın barındırıldığı güvenli sunucu ve veri merkezi altyapı sağlayıcılarına (yurtiçi sunucular),
• Yetkili adli, idari ve kolluk makamlarının kanunen zorunlu kıldığı resmi talepler kapsamında,
• Kullanıcının açık onayı ile bilgilendirme amacıyla kullandığı SMS ve WhatsApp servis sağlayıcılarına aktarılabilmektedir.

7. Veri Güvenliği Tedbirleri

TeraSistem, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek amacıyla sektör standardı teknik ve idari tedbirleri uygulamaktadır:

• Tüm web ve API trafiği SSL/TLS 256-bit şifreleme ile iletilir.
• Her işletmenin verisi tenant yalıtımı prensibiyle birbirinden tamamen izole olarak saklanır. Bir oto servisin diğer bir işletmenin araç veya müşteri verilerine erişmesi teknik olarak imkansızdır.
• Veritabanı günlük düzenli yedeklenir ve yetkisiz IP saldırılarına karşı aktif güvenlik duvarları devrededir.

8. Saklama ve İmha Süresi

Kişisel veriler, OnarMatik aboneliğiniz süresince ve yasal zamanaşımı süreleri boyunca (Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu uyarınca 10 yıl) saklanır. Aboneliğin sona ermesi ve yasal sürelerin dolmasının ardından veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

9. İlgili Kişi (Veri Sahibi) Olarak Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca veri sahipleri aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

10. Başvuru ve İletişim

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tevsik edici belgeler ile birlikte talebinizi bilgi@terasistem.com veya destek@terasistem.com adresine kayıtlı e-posta veya güvenli elektronik imza ile gönderebilir veya yazılı olarak Şehitler Tepesi Mah. Kasım Ekenler Bulvarı No:84, Tarsus / MERSİN adresine ulaştırabilirsiniz. Başvurularınız en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.

© 2003 - 2026 TeraSistem Yazılım ve Web Hizmetleri • OnarMatik Resmi Gizlilik Politikası